I dati registrati grazie ad un software di fleet management consentono una gestione della flotta più efficiente e veloce. Possono essere agglomerati per analisi e report e interpretati in modo da ottimizzare i processi di gestione: scopri perché dovresti abbandonare Excel!
Da Excel al software di gestione flotte
Il software Excel è sicuramente lo strumento più utilizzato dalle PMI. Fornisce una flessibilità di utilizzo enorme e possiede un’ottima potenzialità di aggregazione e di analisi (tramite strumenti quali tabelle pivot, grafici, formule ecc..).
Tale flessibilità da un lato è un vantaggio, ma può essere controproducente ed inefficiente per processi specifici come la gestione della flotta.
Excel risulta molto valido per attività più ordinarie e meno strutturate, ma non consente a un’azienda di avere a portata di mano uno strumento semplice ed intuitivo, sul quale basare un’analisi approfondita e aggiornata dei dati per sviluppare il proprio modello di business. Scopri tutti i limiti di Excel per la gestione della flotta in questo articolo.
Infatti, per attività così complesse la scelta vincente consiste nell’adoperare un software dedicato di fleet management.
Quali sono i vantaggi della scelta di un software di fleet management?
Analizziamo nel dettaglio i molteplici vantaggi derivanti dalla scelta di un software di gestione delle flotte dedicato, rispetto ad Excel:
- Strutturazione delle informazioni
- Grafici personalizzabili
- Presenza si Alert, Report e Scadenze
- Integrazione con gestionali
- Multiutenza
1. Strutturazione delle informazioni della flotta
Excel consente la libertà di inserire i campi personalizzati nel contenuto e nella struttura. Questa libertà rischia di diventare un limite perché espone a molti errori.
Un software di gestione delle flotte ha una struttura predefinita che guida l’utente nella compilazione dei campi e nell’inserimento delle informazioni.
Non consente di omettere informazioni indispensabili o di strutturare un argomento senza tenere conto degli altri.
2. Grafici personalizzabili
La grafica di Excel è basilare ed essenziale, non tiene conto della struttura degli argomenti specifici della flotta. Inoltre le informazioni non sono facilmente organizzabili in moduli interconnessi.
Un software di fleet management, al contrario, ha una grafica e una struttura studiata in cruscotti personalizzabili adatti per ed analizzare dati relativamente ad argomenti specifici come:
- anagrafica veicoli,
- tasse di proprietà e assicurazioni,
- contratti e informazioni di approvvigionamento (noleggio, leasing e proprietà),
- manutenzioni ordinarie e straordinarie,
- rifornimenti,
- telepass, accise, ZTL,
- anagrafica conducenti, contravvenzioni, incidenti ecc.
3. Presenza di Alert, Report e Scadenze
I file realizzati tramite Excel non sono facilmente programmabili per produrre alert, messaggi automatici e invio mail esterne: proprio la possibilità di automatizzare questi compiti rappresentano un importante vantaggio del software gestionale.
Un software di gestione delle flotte è predisposto appositamente per monitorare scadenze amministrative e tecniche (quali quelle inerenti a patenti, assicurazioni, bolli, revisioni ecc..) e per creare report specifici (km, litri, costi). Tali dati vengono periodicamente trasmessi agli utenti interessati in modo automatico.
4. Integrazione con gestionali
Excel non è facilmente integrabile con altri gestionali, a meno che non si posseggano elevate competenze di programmazione.
Un software di gestione delle flotte può essere sincronizzato in web service con altri gestionali. Ciò consente di far fluire bidirezionalmente dati e creare una sinergia che aiuta a far evolvere più aree aziendali rendendole più efficienti.
5. Multiutenza
Excel genera file statici, che possono essere posizionati nell’intranet aziendale. Questa caratteristica presenta dei vincoli di utilizzo. I dati al suo interno sono modificabili solo su uno specifico software locale. Ciò non consente il lavoro da parte di più utenze e da strumenti differenti.
I software di gestione delle flotte sono in cloud (nel web). Pertanto sono accessibili da qualsiasi dispositivo con connessione e browser, con credenziali personali. Inoltre sono multiutenza.
Tutti gli uffici coinvolti possono interagire sulle informazioni attraverso profili personalizzati e modulari. Ciò permette a più utenti di navigare, consultare e modificare i dati contemporaneamente e a seconda del tipo di analisi richiesta.
Concludendo: uno strumento di registrazione e analisi professionale è un vero e proprio vantaggio competitivo per le aziende che vogliono migliorare le performance in ambito della gestione delle flotte.
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