Software per la gestione delle flotte auto: perché è indispensabile

Software per la gestione delle flotte auto: perché è indispensabile

Oggigiorno, i processi aziendali prevedono il monitoraggio e l’analisi di una quantità di dati sempre maggiori, ma le risorse e tempi a disposizione sono sempre meno.

Questo vale anche nell’ambito della gestione della flotta. Dati di varia tipologia (amministrativi, manutentivi, operativo) coinvolgono il lavoro di più aree aziendali, il più delle volte con processi e logiche differenti. Questo aumenta il rischio di incontrare difficoltà e inefficienze nella gestione e nel controllo dei dati

I vantaggi di un programma/software di gestione delle flotte

L’adozione di un programma/software di gestione delle flotte riduce tali inefficienze e consente di ottenere molteplici vantaggi:

  1. Raccogliere i dati in un unico database;
  2. Unificare i processi relativi al controllo della flotta da parte di aree aziendali differenti
  3. Automazione a supporto del fleet manager: Monitoraggio dati e scadenze 
  4. Elaborare una reportistica personalizzata
  5. Maggiore sostenibilità con l’eliminazione cartaceo

 

Raccogliere i dati in un unico database

I dati vengono convogliati in un unico contenitore digitale accessibile dagli utenti coinvolti nella gestione della flotta. I benefici annessi sono: 

  1. Velocità di consultazione documentale e dei dati della flotta (scadenze e costi)
  2. Base di partenza agglomerata per analisi strategiche

I principali dati registrati in un software di gestione della flotta toccano i seguenti ambiti di gestione: anagrafica veicoli, tasse di proprietà e assicurazioni, contratti e informazioni di approvvigionamento (noleggio, leasing e proprietà), manutenzioni ordinarie e straordinarie, rifornimenti, telepass, accise, ZTL, anagrafica conducenti, contravvenzioni, incidenti e fogli attività.

 

Unificare i processi relativi al controllo della flotta da parte di aree aziendali differenti

Sono molte le funzioni aziendali che ruotano attorno alla gestione della flotta aziendale e possono avere procedure logiche diverse. 

L’ufficio amministrativo gestisce le pratiche e i pagamenti delle assicurazione e delle tasse di proprietà dei mezzi. L’ufficio operativo coordina le risorse (conducenti e mezzi) rispetto alle attività operative aziendali. 

L’officina interna si occupa della manutenzione dei mezzi. L’ufficio acquisti si occupa dei costi di acquisto/noleggio dei mezzi e di rifornimento. 

I vari uffici possono accedere al software di gestione della flotta aziendale per i moduli di loro interesse. 

Questa interfaccia comune permette di unificare processi per natura differente, facendoli coesistere al meglio e allo stesso tempo sincronizzandoli.

 

Automazione a supporto del fleet manager: monitoraggio dati e scadenze 

Il responsabile della gestione della flotta (fleet manager) può trovare in software di gestione della flotta aziendale un supporto operativo e strategico. 

Sistemi di alert via e-mail automatici ricordano per tempo scadenze amministrative e manutentive ed evitano inutili costi di more. La consultazione di grafici sull’andamento delle variabili principali (costi, km, consumi,…) consente una correzione proattiva in caso di anomalie ed un monitoraggio costante.

 

Elaborare una reportistica personalizzata

I dati registrati nel software di gestione della flotta possono essere agglomerati e incrociati per la costruzione veloce di report personalizzati. BI automatiche costruiscono grafici relativamente alle principali variabili (costi, km, consumi, numero incidenti). Questo consente un’analisi immediata dello storico e di conseguenza una base strategica per programmazioni future.

 

Eliminazione cartaceo 

L’archiviazione digitale consente fino al 90% dell’eliminazione del cartaceo. Ne consegue una diminuzione dei costi derivanti dalla stampa e dallo stoccaggio dei documenti ed un aumento della sostenibilità aziendale. Inoltre i documenti vengono collegati automaticamente al mezzo a cui si riferiscono. Questo ne rende notevolmente più veloce la consultazione.

In conclusione, un programma per la gestione delle flotte auto è fondamentale per il business di un’azienda, che vuole stare al passo con tempi e garantire una gestione dell’informazione efficiente, clicca qui sotto per maggiori informazioni su Fleeway:

Massimiliano Collino

Area commerciale e sviluppo

Laureato In Studi Giudirici all’Università Cattolica di Milano, opero da quasi 10 anni nel Mondo del Fleet Management, occupandomi soprattutto di formazione per i drivers e seguendo lo sviluppo delle tecnologie da applicare alla gestione della flotta aziendale. Mi sono appassionato al mondo automotive seguendo l’evoluzione tecnologica dei mezzi e dei loro stili di guida, applicando poi alla gestione gli innovativi metodi di Lean per una visione più integrata e snella dei processi di gestione aziendali.