Quali sono i limiti di una gestione flotta in Excel?

Quali sono i limiti di una gestione flotta in Excel?

Il foglio di calcolo Excel è uno degli strumenti indispensabili per chi come il Fleet Manager deve analizzare dati della flotta aziendale e conservarli nel tempo ma ha molti limiti. Vediamoli nel dettaglio:

  1. Non è adatto al lavoro condiviso
  2. È completamente gestito dall’utente
  3. Non è automatizzato
  4. Non protegge dagli errori
  5. Non gestisce in modo sistematico informazioni che non siano numeri

Una delle prime resistenze all’acquisizione di un software dedicato alla gestione della flotta è il timore della difficoltà all’utilizzo.

Uscire dalla nostra comfort zone non è mai semplice e quando si tratta di metodi di gestione dati della nostra flotta non sempre si è disposti ad affrontare le novità.

Siamo abituati ai nostri “cari” file Excel che si sono rivelati nel tempo un validissimo strumento di supporto, perché cambiare? Li utilizziamo da anni, sono semplici per chi ne ha un minimo di dimestichezza.

Eppure gestire il parco auto con fogli Excel è limitante ed espone a errori che solo un software di gestione può prevenire.

Scopriamoli tutti.

 

1. Non è adatto al lavoro condiviso

Se non siamo i soli a gestire la flotta della nostra azienda, sarà necessario condividere le informazioni e i dati con collaboratori e colleghi.

Capiterà dunque di lavorare sullo stesso file, ed è qui che sorgono le difficoltà poiché un file Excel è condivisibile ma su di esso non è possibile lavorare nello stesso momento in due o più persone.

 

2. È completamente gestito dall’utente

Formule, composizioni, date, qualunque informazione presente nel file è inserita o eliminata dall’utente. Ogni persona che deve lavorare sul file excel dovrà avere dunque una conoscenza approfondita dello strumento, di cui dovrà padroneggiare perfettamente le logiche, le potenzialità e i limiti.

 

3. Non è automatizzato

Un foglio di calcolo non sarà in grado di “suggerirci” la formula più idonea da utilizzare per ottenere il risultato sperato, non ci comunicherà se il risultato è corretto oppure no, né se i dati inseriti sono coerenti con quelli già presenti.
Non potrà inviarci alert all’approssimarsi della scadenza di un contratto di nolo, né invierà delle e-mail per avvertirci dello scadere di una manutenzione.

 

4. Non protegge dagli errori

Un foglio di calcolo è un contenitore di informazioni, ci supporta a fare calcoli attraverso l’uso di formule guidate ma non potrà fermarci se inseriamo dati o informazioni errate.
Non ci impedirà di cancellare una cella con formula inficiando tutti i dati contenuti nel file.

 

5. Non gestisce in modo sistematico informazioni che non siano numeri

Un foglio di calcolo non ci consente di archiviare e gestire documenti, fotografie,
non ci permette di scegliere il modello di un veicolo o di interagire con i localizzatori installati sui nostri veicoli.

Un software è meglio, Fleeway è il massimo

L’Excel dunque resta un valido alleato per chi vuol fare analisi sui dati ma per la gestione della flotta è certamente più idoneo un software di gestione creato proprio con questo scopo, come Fleeway.

Si tratta di uno strumento che ha in se molteplici funzioni e vantaggi rispetto ad excel, tra le quali:

  • Possibilità di eseguire calcoli
  • Archiviare documenti
  • Permettere l’inserimento massivo di informazioni in pochi facili passaggi, evitando di mettere a rischio tutte le nostre informazioni
  • Inviarci alert per scadenze su manutenzioni o patenti e gestire automazioni

Un software attraverso il quale è possibile gestire mezzi e autisti contemporaneamente e al quale potranno accedere in tempo reale in modo condiviso anche i tuoi collaboratori senza alcun problema.

Fleeway fa analisi per te, predispone report e grafici e soprattutto è in grado di dialogare con altri sistemi già presenti in azienda o che potranno essere acquisiti in seguito.

Un solo strumento per far fronte a tutte le esigenze di chi gestisce una flotta più o meno grande, semplice da utilizzare, in grado di fare davvero la differenza.

Richiedi senza impegno una DEMO del nostro software Fleeway, parlerai con il nostro commerciale che potrà rispondere ad ogni tuo dubbio.

Massimiliano Collino

Area commerciale e sviluppo

Laureato In Studi Giudirici all’Università Cattolica di Milano, opero da quasi 10 anni nel Mondo del Fleet Management, occupandomi soprattutto di formazione per i drivers e seguendo lo sviluppo delle tecnologie da applicare alla gestione della flotta aziendale. Mi sono appassionato al mondo automotive seguendo l’evoluzione tecnologica dei mezzi e dei loro stili di guida, applicando poi alla gestione gli innovativi metodi di Lean per una visione più integrata e snella dei processi di gestione aziendali.