Normative da rispettare nella gestione flotta aziendale

Normative da rispettare nella gestione flotta aziendale

Nell’assieme delle attività che quotidianamente svolgono coloro che si occupano di flotte aziendali, un aspetto assolutamente non trascurabile è quello del rispetto delle norme.

In particolare per la delicatezza del ruolo che il Fleet Manager riveste all’interno dell’azienda, all’esterno verso fornitori e del rapporto che quest’ultimo ha con autorità con le quali si interfaccia quotidianamente, la conoscenza delle norme è indispensabile per non correre rischi e per evitare errori che potrebbero essere anche piuttosto gravi.

Norme specifiche che regolano la gestione di una flotta piccola o grande che sia.

ll Fleet Manager dunque dovrà essere aggiornato su una serie di norme che regolano la sua attività:

  • GDPR e normativa sulla privacy in generale
  • Normativa fiscale in materia di IVA e detraibilità
  • Fiscalità riguardante i mezzi concessi in benefit
  • Norme di carattere ambientale che riguardano le emissioni di CO2
  • Codice della Strada
  • Normativa sugli appalti
  • Eventuale possibilità di usufruire di finanziamenti statali o regionali

Normativa in materia di privacy

In ogni attività che svolge, il Fleet Manager è in contatto con la vita dei conducenti, ne conosce le abitudini, gli stili di guida, la capacità di prendersi cura del veicolo affidato. 

Ogni giorno gestisce migliaia di informazioni che toccano direttamente la privacy dei suoi colleghi e che pertanto dovranno essere tutelate e trattate in osservanza di norme nazionali e internazionali come il GDPR. Detenere copia delle patenti dei conducenti, notificare loro multe, conoscere i percorsi fatti nello svolgimento delle rispettive mansioni, fa del Fleet Manager uno dei principali referenti in azienda per il Trattamento dei dati personali.

Si tratta dunque di un aspetto da non sottovalutare e sul quale il Fleet Manager dovrà essere formato e costantemente informato.

La privacy riguarda la flotta dunque, non solo quando si prende in considerazione la possibilità d’installare dispositivi di localizzazione, ma ogni volta che, svolgendo il proprio lavoro, si entra in contatto con dati personali cosi detti “sensibili”.

Il trattamento, la conservazione e l’uso che si fa di questi dati dovrà essere costantemente regolato da procedure che tutelino il dipendente da una parte e il Fleet Manager dall’altra. 

In mancanza di un DPO (data protection officer) o di un esperto, in base dunque alla dimensionalità dell’azienda in cui si lavora, il Fleet manager dovrà essere in grado di conoscere e gestire l’argomento senza incorrere in denunce e sanzioni.

 

Normativa fiscale e detraibilità – Mezzi in Benefit

Oltre la tutela della privacy, il Fleet Manager dovrà essere aggiornato anche su una serie di norme di carattere fiscale che regolano la sua attività e che potrebbero determinare scelte importanti da parte sua ma anche del management aziendale.

Sarà possibile ad esempio scegliere una determinata tipologia di veicoli con una alimentazione a metano, ibrida o elettrica laddove la normativa vigente consenta di detrarne l’intero costo.

Immatricolare i veicoli in una categoria piuttosto che un’altra per portare in detrazione il costo dell’acquisto del mezzo e di tutti gli oneri di mantenimento dei mezzi.

Conoscere esattamente come cambia la normativa in materia di quantificazione del fringe benefit e in particolare le nuove regole in materia di attribuzione del relativo costo al beneficiario, è un indicatore indispensabile per scegliere quali modelli e motorizzazioni proporre al management.

Norme di carattere ambientale che riguardano le emissioni di CO2

Altro aspetto significativo è quello delle norme ambientali; argomento sempre più in voga negli ultimi anni e che avrà nell’immediato futuro ancor maggior risalto.

Il Fleet manager è in grado attraverso le sue scelte di contribuire non solo alla riduzione dell’impatto ambientale della sua flotta, ma anche di migliorare l’immagine della sua stessa azienda.

Avere un parco veicolare in grado di ridurre le emissioni e driver che guidano rispettando i principi di Ecodrive cambia completamente l’immagine che l’azienda trasmette all’interno verso i suoi dipendenti ma soprattutto all’esterno.

 

Codice della Strada

Ci si potrebbe domandare perché la conoscenza del codice della strada sia cosi importante per il fleet manager e non solo per il conducente.

Come prima cosa il fleet manager è egli stesso conducente dentro e fuori dall’azienda, in secondo luogo egli riceve e consegna multe e verbali di cui si sono resi protagonisti i suoi driver; dunque conoscere quali sono gli articoli violati e approfondire il motivo di determinati atteggiamenti è indispensabile per ottenere un progressivo miglioramento nei comportamenti.

In fine egli è un riferimento per i conducenti della sua azienda i quali si rivolgeranno a lui per eventuali consigli o suggerimenti relativi all’eventualità di esperire o meno un ricorso avverso il verbale ricevuto.

 

Normativa sugli appalti 

Il fleet manager è spesso anche un buyer, cioè si occupa direttamente di approvvigionare la sua flotta. 

Per questo dovrà essere preparato in materia di appalti pubblici. Dovrà conoscere la normativa vigente per agevolare il processo di acquisizione dei mezzi e di eventuali attrezzature e per non incorrere in sanzioni o ancor peggio mettere la sua azienda a rischio di denunce. 

Finanziamenti

Utilizzare strumenti dedicati per conoscere l’esistenza di eventuali bandi di finanziamento a livello nazionale o regionale, è certamente utile per usufruire di finanziamenti dedicati e dunque ottenere una riduzione delle spese e dunque un minor aggravio economico. 

In tutto questo DRIVEvole può esserti di aiuto fornendoti ogni informazione utile ad ampliare le tue conoscenze e tenerti sempre aggiornato sulle normative che regolano direttamente o indirettamente la gestione delle flotte aziendali, scopri come!

Massimiliano Collino

Area commerciale e sviluppo

Laureato In Studi Giudirici all’Università Cattolica di Milano, opero da quasi 10 anni nel Mondo del Fleet Management, occupandomi soprattutto di formazione per i drivers e seguendo lo sviluppo delle tecnologie da applicare alla gestione della flotta aziendale. Mi sono appassionato al mondo automotive seguendo l’evoluzione tecnologica dei mezzi e dei loro stili di guida, applicando poi alla gestione gli innovativi metodi di Lean per una visione più integrata e snella dei processi di gestione aziendali.