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Gestione della flotta aziendale per piccole e medie imprese

Fleet Management

Piccole e medie imprese: come gestire la flotta aziendale

8 lug, 2021

Sempre di più nelle PMI oggi sorge il problema di come seguire al meglio la gestione della flotta aziendale.

Trovare delle soluzioni non sempre può essere facile, in quanto organizzare il lavoro con sistemi di gestione di tipo non integrato non è più sufficiente.

Cosa vuol dire? Le tante attività giornaliere spesso non permettono di dedicarsi continuativamente alla gestione della flotta aziendale e quando si trova il tempo, spesso ci troviamo:

  • Tanti file Excel o Access con informazioni frammentarie;
  • Difficoltà a reperire le informazioni tra le varie aree aziendali;
  • Comunicazioni spesso difficili con fornitori e driver;
  • Documenti cartacei da archiviare o da trascrivere.

Ecco perché un sistema di Fleet Management che integri le tante necessità presenti nelle piccole medie imprese è oggi importante specialmente per abbattere i costi di gestione

Vediamo insieme quali soggetti e supporti sono necessari nella gestione del parco auto nelle PMI.

Il fleet manager, questo sconosciuto


Chi dovrebbe occuparsi di tutte queste attività? Abitualmente il Fleet Manager.

Questa figura è spesso difficile da trovare all’interno delle PMI, perché non solo potrebbe ricoprire più ruoli,  ma potrebbe non avere il tempo necessario per dedicarsi appieno alle attività di controllo della flotta aziendale.

È quindi importante definire quali mansioni in materia di Fleet Management debbano essere svolte per ottimizzare al meglio la gestione della flotta aziendale. Citiamone alcune:

  • Verifica dei dati relativi ai driver, come aggiornamento anagrafiche e patenti;
  • Rimborsi e Benefit per i guidatori;
  • Gestione delle contravvenzioni;
  • Calcolo dei costi relativi all'usura dei mezzi e del carburante

La pianificazione fa sì che il Fleet Manager sia preparato e supportato al meglio, anche attraverso l'uso di strumenti che possano coadiuvarlo e rendergli semplice l’attività di controllo della flotta aziendale. 

Se vuoi saperne di più leggi anche l'articolo "Quali sono le competenze che deve avere un fleet manager".

Gestione flotta aziendale: Excel o software dedicato?

In questo contesto spesso il bisogno primario è quello di poter mettere “ordine” tra le tantissime informazioni che sono presenti nel parco auto aziendale.

L’utilizzo di un software di gestione flotte è la soluzione migliore per mettere al proprio posto tutti i dati utili, mettendo in un unico raccoglitore tutte le informazioni.

Il tempo risparmiato sarà utile al Fleet Manager per analizzare i dati attraverso dei report automatici e personalizzati, attività spesso complicata con il solo utilizzo di un file Excel, che non consente una lettura dei dati di tipo integrato. Per approfondire leggi l'articolo "Perché scegliere un software di Fleet Management rispetto a Excel?"

Il metodo di gestione e la visione di Fleet Management impattano sicuramente nelle scelte di gestione della flotta aziendale.

Ecco perché un software dedicato permette di risparmiare tempo e ottimizzare gli sforzi del Fleet Manager in un’analisi dei dati che va dalla visione d'insieme. fino al dettaglio del periodo dei dati da monitorare, liberandosi dei tanti file Excel e permettendo una gestione più oculata dei costi.

Le PMI e i benefici di un software per il parco auto aziendale

In questo contesto l’accentramento di tutte le informazioni dedicate alla gestione dei mezzi in un unico software è sicuramente la forma più utile per tenere sotto controllo i costi e monitorare gli andamenti della flotta aziendale.

Immaginiamo di poter gestire:

  • Anagrafiche, eliminando tutto il cartaceo;
  • Rifornimenti, verificandone anomalie e monitorando costi;
  • Scadenzario per manutenzioni e patenti con alert personalizzati;
  • Gestione contratti (noleggi e leasing), automatizzando i controlli;
  • Reportistiche automatiche, per avere in un secondo tutto a portata di mano.

Queste sono solo alcune delle voci che potrebbero essere facilmente coordinate nelle attività di gestione del parco aziendale, se si introducesse un software di Fleet Management.

Ottimizzando il processo aziendale in un unico software per la gestione della flotta sarà più facile verificare e analizzare i costi, attuando strategie future di risparmio e controllo per risolvere i
problemi di gestione della flotta aziendale da parte delle PMI.

Abbiamo affrontato in breve i problemi e le soluzioni della gestione della flotta aziendale da parte delle PMI. DRIVEvolve, rappresenta il supporto giusto per affiancare le aziende in questo processo operativo, grazie alla consulenza puntuale di esperti di Fleet Management che sapranno identificare le soluzioni personalizzate per ottimizzare la gestione della vostra flotta.

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Scritto da

Massimiliano Collino - Area commerciale e sviluppo
Massimiliano Collino - Area commerciale e sviluppo

Laureato In Studi Giudirici all’Università Cattolica di Milano, opero da quasi 10 anni nel Mondo del Fleet Management, occupandomi soprattutto di formazione per i drivers e seguendo lo sviluppo delle tecnologie da applicare alla gestione della flotta aziendale. Mi sono appassionato al mondo automotive seguendo l’evoluzione tecnologica dei mezzi e dei loro stili di guida, applicando poi alla gestione gli innovativi metodi di Lean per una visione più integrata e snella dei processi di gestione aziendali.

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