Gestione automezzi, tutto sui software di gestione flotta

Gestione automezzi, tutto sui software di gestione flotta

II software di gestione flotte aziendali è uno strumento digitale che contribuisce a migliorare efficienza, produttività e sicurezza del parco mezzi, nell’ottica di ottimizzare e massimizzare i profitti per l’azienda.

Cosa si intende per gestione automezzi?

Può sembrare una domanda scontata per chi è del settore, ma il tema della gestione automezzi non sempre è ben compreso all’interno delle aziende.

A seconda della dimensione e delle attività per cui i mezzi sono impiegati nella vita commerciale dell’azienda, è possibile che l’idea di gestione automezzi assuma sfumature diverse.

Si parte dalle esigenze di gestione fondamentali, come il controllo dei costi, delle manutenzioni e delle scadenze assicurative, fino ad una più articolata organizzazione rispetto a:

  • disponibilità dei mezzi per  dipendenti e gli autisti,
  • buste paga e benefit,
  • gestione di leasing e noleggi,
  • contravvenzioni e sinistri, ecc.

Il contesto in cui si svolgono le attività di gestione, inoltre,  prevede un’osservazione costante del panorama economico e numerosi aggiornamenti normativi che devono essere tenuti presenti nel momento in cui si prendono decisioni per la flotta. 

Per questo diventa effettivamente importante per un’azienda e nello specifico per un Fleet Manager dotarsi di un software di gestione flotte, in grado di supportare velocemente e dinamicamente la gestione grazie a dati sempre allineati in tempo reale.

I software di gestione automezzi, quali sono e come sceglierli

Esistono in commercio numerosi software di gestione delle flotte, tra cui la stessa Drivevolve propone il suo Fleeway.

È possibile trovare sul mercato gestionali SaaS (Software-as-a-Service) per i quali acquisterete una licenza che permette di accedere al software in cloud in qualsiasi momento e da qualsiasi dispositivo.

Oppure altri servizi possono essere acquistati comprando il software che verrà installato nei dispositivi aziendali per cui verrà riconosciuta la licenza, con mantenimento dei vari aggiornamenti rilasciati dal fornitore. 

Il software di gestione flotte che andrete ad acquistare deve poter inserirsi senza difficoltà all’interno dei processi della vostra azienda, integrandosi con il vostro gestionale in uso se presente, i vari fogli Excel che avete usato per mappare ogni report, e ovviamente deve potervi aiutare nella gestione dell’archivio documentale.

Un supporto trasversale che deve efficientare:

  • La programmazione delle manutenzioni su base previsionale
  • Lo scadenziario di assicurazioni, revisioni, contratti di noleggio, leasing e finanziamenti
  • Il rapporto tra consumi e costi di ogni veicolo
  • Fornire un sistema di avvisi per segnalare pericoli sui mezzi monitorati, alerts scadenze, informazioni mancanti nelle schede anagrafiche di drivers e mezzi.
  • La raccolta di dati sempre aggiornati, fornendo uno storico di informazioni accessibili anche agli uffici di amministrazione e gestione del personale per una gestione a 360°.

Un software di fleet management deve assicurare la riduzione delle inefficienze grazie al monitoraggio GPS

Gestire un parco mezzi è esattamente come amministrare un’azienda nell’azienda.

Questo lo sa bene il Fleet Manager, colui o colei che deve occuparsi dei veicoli e dei relativi utilizzatori. Grazie alla localizzazione GPS il/la manager della flotta potrà quindi:

  • Monitorare lo stato di salute di ogni veicolo in qualsiasi momento
  • Elaborare una reportistica personalizzata sui consumi sulla base dello stile di guida rilevato dalla black box di ogni veicolo
  • Verificare i tragitti e i percorsi migliori
  • Constatare la reperibilità dei mezzi
  • Unificare i processi relativi al controllo della flotta da parte di aree aziendali differenti, come ad esempio l’elaborazione dei fringe benefit in busta paga o il rimborso delle spese

Inoltre, grazie alla cooperazione tra software gestionale e localizzatori GPS, per il Fleet Manager archiviare tutte le informazioni analitiche in un unico database diventerà un gioco da ragazzi, senza dover ricorrere ai fogli Excel e avendo la disponibilità consultare i dati in qualsiasi momento.

Software 4.0 e gestione flotta in Excel, pregi e difetti

A proposito di Excel, è doveroso spendere alcune parole dato che da sempre è il primo supporto alla gestione di una flotta aziendale. 

Excel è certamente lo strumento digitale più utilizzato da qualsiasi azienda, grazie al quale è possibile creare elenchi e tabelle di dati storici che aiutano l’elaborazione di calcoli, stime e statistiche.

I fogli di lavoro sono uno strumento di facile utilizzo che permettono di mantenere i costi sempre appuntati, le informazioni anagrafiche in elenco, ma non eseguono analisi automatizzate e update in tempo reale, e soprattutto richiedono una manutenzione manuale pressoché quotidiana, quindi esposta costantemente ad errori umani

I software di gestione automezzi utilizzano i file Excel a loro vantaggio, aumentando le loro capacità.

Il pregio di un software di gestione flotte non risiede, quindi, solo nel raggruppare, archiviare e segnalare tutte le informazioni contabili, le polizze assicurative, le revisioni obbligatorie e gli scambi con i fornitori… ma proprio nel “prelevare” in autonomia ed automaticamente le informazioni per processarle ogni qualvolta sia richiesta una reportistica specifica e di dettaglio, oppure una panoramica YoY (Year over Year).

Diventa quindi molto più semplice interrogare tutti i costi dei mezzi e dialogare con i fornitori, per approfondire ti suggeriamo l’articolo Da Excel al Software di Fleet Management: la potenza dell’Automazione.

Massimiliano Collino

Area commerciale e sviluppo

Laureato In Studi Giudirici all’Università Cattolica di Milano, opero da quasi 10 anni nel Mondo del Fleet Management, occupandomi soprattutto di formazione per i drivers e seguendo lo sviluppo delle tecnologie da applicare alla gestione della flotta aziendale. Mi sono appassionato al mondo automotive seguendo l’evoluzione tecnologica dei mezzi e dei loro stili di guida, applicando poi alla gestione gli innovativi metodi di Lean per una visione più integrata e snella dei processi di gestione aziendali.