Fleet management: significato e applicazione nella tua azienda

Fleet management: significato e applicazione nella tua azienda

 

Quando si parla di Fleet management, in italiano “gestione della flotta”, si intende l’insieme di azioni logistiche e amministrative che le aziende dotate di parco mezzi mettono in pratica per gestire i veicoli.
Fare Fleet management oggi significa unire le attività di gestione giornaliere, con quelle relative alla preparazione e formazione di chi opera all’interno dell’azienda e ha il compito di occuparsi dell’amministrazione globale del parco auto.

Questa è chiaramente una definizione ampia, che al suo interno comprende tanti aspetti della gestione – tutti importanti – e che devono essere integrati tra loro per dare una visione più globale sul rendimento della flotta.

Correlata a queste attività c’è anche la scelta degli strumenti interni, volti a semplificare il lavoro con l’obiettivo di snellire le operazioni e abbattere i costi di gestione. 

Spesso, infatti, le attività vengono frazionate e non costituite in un unico organo operativo e di controllo. È facile cadere nell’errore di identificare il Fleet management solo con i vari strumenti di supporto alla gestione, come ad esempio i software o le strumentazioni GPS, senza considerarlo come un approccio operativo indispensabile per il business di ogni azienda che possiede un parco mezzi.

Per parlare correttamente di Fleet management occorre considerare fondamentali 3 fattori:

  1. Preparazione e competenze dei Fleet Manager
  2. Processi aziendali interni 
  3. Strumenti operativi alla gestione

 

Preparazione e competenze dei Fleet Manager

Il Fleet Manager è quella figura che si occupa di amministrare il parco mezzi, prima di tutto dal punto di vista delle scelte di business, e conseguentemente gestendo le attività operative in funzione dello svolgimento delle attività produttive.

Si tratta di un ruolo professionale sempre più necessario, che nello scenario delle PMI, in particolare tra le realtà più piccole, coincide spesso con le figure del reparto amministrazione e risorse umane.

La formazione del Fleet Manager è la base di partenza dalla quale determinare gli obiettivi aziendali, la vision sulla flotta e le metodologie di analisi dei dati.

Partendo dalle tre maggiori voci di costo della flotta citate da Deloitte nello studio «Fleet management in Europe», notiamo come la svalutazione del valore del Veicolo rappresenti il 41% del TCO, seguita da consumi e manutenzioni, rispettivamente 20% e 15%. 

Su questi dati emerge come la scelta strategica assieme alla visione aziendale incidano molto e che ogni scelta dovrebbe essere effettuata sulla base di dati certi, tenendo conto della valutazione del ROI (ritorno sull’investimento). 

Azioni per ammodernare, snellire e rendere innovativa la gestione flotta sono le sfide che un Fleet Manager deve accettare se vuole ottenere il massimo rendimento ed efficienza.

Domande quali: “Come è organizzato il mio Fleet Management?”  oppure “Quali sono le attività che la mia azienda mette in atto per gestire al meglio la flotta?”  sono il punto di partenza per raggiungere un metodo di Fleet management che copra tutte le aree di competenza del parco mezzi al fine di ottenere una visione organica e organizzata.

Una formazione specifica dedicata ai Fleet Manager, non solo teorica ma anche pratica, in cui analizziamo – insieme – la struttura della flotta e quella dei processi aziendali, supportando i Fleet Manager nelle scelte strategiche. 

Una visione ampia e moderna che porti a:

  1. Analizzare il TCO in ogni sua voce per arrivare ad analizzare le scelte strategiche
  2. Verificare il flusso gestionale dei dati per snellire il processo aziendale
  3. Approfondire lo storico aziendale per ricavare le informazioni corrette
  4. Costruire un progetto con risultati da raggiungere

 

Possiamo e dobbiamo parlare di evoluzione del Fleet Management, andando con grande preparazione e verticalità ad analizzare a fondo come poter rispondere ai bisogni aziendali, digitalizzando i processi, soffermandosi sulle scelte dei veicoli e sulle tipologie di acquisto, analizzando il comportamento dei drivers e comprendendo le scelte delle attività operative.

 

Quale strumento scegliere per gestire la nostra flotta : un software o un servizio?

Spesso nelle aziende in crescita, la fase della redazione del budget è quella in cui si prende coscienza di quanto i veicoli aziendali e, tutto ciò che a essi è connesso, costituiscano una fetta niente affatto trascurabile del bilancio aziendale.

Per questa ragione è indispensabile conoscere, controllare e ottimizzare tutto il processo.

Per svolgere al meglio questa attività, il management decide d’individuare uno strumento che fornisca un supporto concreto e che dia certezza del risultato.

Sul mercato esistono oggi numerosi software dedicati alla gestione della flotta, alcuni più orientati alla contabilità, altri più spinti dal punto di vista operativo, altri ancora basati unicamente sulla geolocalizzazione, ma esistono anche società che offrono il servizio di gestione esterna della flotta.

Come scegliere la soluzione più adatta alla nostra azienda?

Vediamo assieme quali sono gli elementi da analizzare per scegliere il percorso più adatto alla nostra azienda:

  1. La struttura aziendale;
  2. La presenza di personale dedicato alla gestione della flotta e livello di preparazione di chi si dovrà occupare della flotta;
  3. La tipologia del business e composizione della flotta.

Cominciamo dal primo punto: La struttura aziendale

 

Come è organizzata la nostra azienda? Abbiamo una sola sede o più sedi operative?

Esistono aree con competenze specifiche?

Una grande azienda che ha una sola sede ha esigenze e organizzazione notevolmente diverse rispetto a un’azienda di medie dimensioni diffusa sul territorio.

Disporre dei propri veicoli seppur numerosi in un solo piazzale, averli a portata di “mano” per verificarne uso, efficienza e stato è molto più semplice rispetto al fatto di avere una flotta distribuita su sedi diverse magari anche distanti fra loro.

La stessa organizzazione del lavoro dedicato alla flotta dovrà essere diversa. Ci saranno più soggetti interessati che dovranno interagire tra loro e qualcuno dovrà avere cura di coordinarli e dar loro indicazioni univoche in modo da rendere omogenei i comportamenti.

Obiettivi comuni potranno essere raggiunti solo con procedure e atteggiamenti comuni.

In questo caso dunque almeno per un periodo di tempo limitato, potrebbe essere utile rivolgersi ad una società di consulenza che si occupi di affiancare l’azienda, analizzarne l’organizzazione e la struttura e gestire la flotta in modo coordinato ed efficiente.

Attraverso una gestione diretta del parco veicolare sarà possibile per il consulente individuare assieme a noi gli strumenti più utili e idonei a supportarci nella gestione della flotta, accompagnarci nella formazione e infine renderci autonomi.

 

La presenza di personale dedicato alla gestione della flotta e livello di preparazione di chi si occupa della flotta

 

Se siamo all’interno di un’azienda strutturata di medie o grandi dimensioni che ha un parco veicolare superiore ai 50 mezzi, è probabile che esista già un’area o alcune persone che si occupano a pieno della flotta aziendale, che ne curano sia gli aspetti gestionali che quelli operativi.

In questo caso potremo individuare un buon software in grado di raccogliere tutte le informazioni relative ai mezzi e ai driver e, che costituisca un supporto per predisporre analisi, report e prendere le giuste decisioni.

Accanto allo strumento informatico, un corso di Fleet management farà il resto.

Apprendere come usare al meglio le risorse a disposizione, conoscere le norme e le misure a sostegno della green economy, ci aiuteranno a raggiungere i nostri obiettivi.

Sul mercato esistono corsi di fleet management di ogni livello ( vedi articolo dedicato), dovremo scegliere quello più adatto al livello delle nostre risorse o chiedere che ne sia costruito uno per le nostre esigenze.

 

Tipologia del business e composizione della flotta

 

Organizzazione, struttura, dimensione della nostra azienda sono strettamente dipendenti dalla tipologia del nostro core business.

Occuparsi di un solo business o avere più asset aziendali con business diversificati cambierà anche la tipologia della nostra flotta e ne determinerà la complessità.

Allestimenti, coperture assicurative, dotazioni di sicurezza varieranno in ragione dell’attività svolta o dell’eventuale committente.

Più il business è diversificato, più la gestione della flotta risulterà farraginosa e complessa.

In questo caso la scelta migliore potrebbe essere quella di affidarsi completamente ad un partner esterno che si occupi al nostro posto della gestione della flotta.

Contare su qualcuno che fa del Fleet management il proprio mestiere ci consentirà di dedicarci al nostro business con la serenità di ottenere i migliori risultati.

Cosa si intende esattamente per gestione esterna della flotta?

Quali sono gli strumenti attraverso i quali possiamo verificare l’operato del nostro partner?

A questi e altre domande risponderemo nel prossimo articolo “Gestione esterna della flotta aziendale”, per cui ti invitiamo a seguirci.

Massimiliano Collino

Area commerciale e sviluppo

Laureato In Studi Giudirici all’Università Cattolica di Milano, opero da quasi 10 anni nel Mondo del Fleet Management, occupandomi soprattutto di formazione per i drivers e seguendo lo sviluppo delle tecnologie da applicare alla gestione della flotta aziendale. Mi sono appassionato al mondo automotive seguendo l’evoluzione tecnologica dei mezzi e dei loro stili di guida, applicando poi alla gestione gli innovativi metodi di Lean per una visione più integrata e snella dei processi di gestione aziendali.