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Perché scegliere un software di fleet management rispetto a Excel?

Fleet Management, Software gestione automezzi

Fleet management in excel ottimizza la gestione software

7 ott, 2020

I dati registrati digitalmente consentono una gestione della flotta più efficiente e veloce. Possono essere agglomerati per analisi e report e interpretati in modo da ottimizzare i processi di gestione.

Da Excel al software di gestione flotte

Il software Excel è sicuramento lo strumento più inflazionato tra le PMI. Fornisce una flessibilità di utilizzo enorme e possiede un’ottima potenzialità di aggregazione e di analisi (tramite strumenti quali tabelle pivot, grafici, formule ecc..). 

Tale flessibilità da un lato è un vantaggio, ma può essere controproducente ed inefficiente per processi specifici come la gestione della flotta.

Excel risulta molto valido per attività più ordinarie e meno strutturate, ma non consente a un’azienda di avere a portata di mano uno strumento semplice ed intuitivo, sul quale basare un’analisi approfondita e aggiornata dei dati per sviluppare il proprio modello di business.

Infatti, per attività così complesse la scelta vincente consiste nell’adoperare un software dedicato di fleet management

Quali sono i vantaggi della scelta di un software di gestione delle flotte?

Analizziamo nel dettaglio i molteplici vantaggi derivanti dalla scelta di un software di gestione delle flotte dedicato, rispetto a un programma come Excel: 

  • Strutturazione delle informazioni
  • Layout grafico
  • Presenza si Alert, Report e Scadenze
  • Integrazione con gestionali
  • Multiutenza

1. Strutturazione delle informazioni della flotta

Excel consente la libertà di inserire i campi personalizzati nel contenuto e nella struttura. Questa libertà rischia di diventare un limite. 

Un software di gestione delle flotte ha una struttura predefinita che guida l’utente nella compilazione dei campi e nell’inserimento delle informazioni.

Non consente di omettere informazioni indispensabili o di strutturare un argomento senza tenere conto degli altri.

2. Layout grafico

La grafica di Excel è basilare ed essenziale, non tiene conto della struttura degli argomenti specifici della flotta. Inoltre le informazioni non sono facilmente organizzabili in moduli interconnessi.

Un software di GDF, al contrario, ha una grafica e una struttura studiata in cruscotti personalizzabili adatti per accogliere ed analizzare dati relativamente ad argomenti specifici come:

  • anagrafica veicoli,
  • tasse di proprietà e assicurazioni,
  • contratti e informazioni di approvvigionamento (noleggio, leasing e proprietà),
  • manutenzioni ordinarie e straordinarie,
  • rifornimenti,
  • telepass, accise, ZTL,
  • anagrafica conducenti, contravvenzioni, incidenti ecc.

3. Presenza di Alert, Report e Scadenze


I file realizzati tramite Excel non sono facilmente integrabili con strumenti quali alert, messaggi automatici e invio mail esterne.

Eventualmente lo possono diventare tramite complesse abilità e conoscenze nel campo della programmazione.

Un software di gestione delle flotte è predisposto appositamente per monitorare scadenze amministrative e tecniche (quali quelle inerenti a patenti, assicurazioni, bolli, revisioni ecc..) e per creare report specifici (km, litri, costi). Tali dati vengono periodicamente trasmessi agli utenti interessati in modo automatico.

4. Integrazione con gestionali

Excel non è facilmente integrabile con altri gestionali. A meno che non si posseggano elevate competenze di programmazione. 

Un software di gestione delle flotte può essere sincronizzato in web service con altri gestionali. Ciò consente di far fluire bidirezionalmente dati e creare una sinergia che aiuta a far evolvere più aree aziendali rendendole più efficienti.

5. Multiutenza

Excel genera file statici, che possono essere posizionati nell’intranet aziendale. Questa caratteristica presenta dei vincoli di utilizzo. I dati al suo interno sono modificabili solo su uno specifico software locale. Ciò non consente il lavoro da parte di più utenze e da strumenti differenti. 

I software di gestione delle flotte sono in cloud (nel web). Pertanto sono accessibili da qualsiasi dispositivo con connessione e browser, con credenziali personali. Inoltre sono multiutenza.

Tutti gli uffici coinvolti possono interagire sulle informazioni attraverso profili personalizzati e modulari. Ciò permette a più utenti di navigare, consultare e modificare i dati contemporaneamente e a seconda del tipo di analisi richiesta.

Concludendo, si può affermare che uno strumento di registrazione e analisi professionale è un vero e proprio vantaggio competitivo per le aziende che vogliono migliorare le performance in ambito della gestione delle flotte.

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Scritto da

Filippo Tsiblikakis
Filippo Tsiblikakis

Laureato in Ingegneria Gestionale e in possesso dell’abilitazione alla professione di ingegnere, opero da 5 anni nel mondo del fleet Management. Appassionato di tecnologie digitali, mi occupo di sviluppare algoritmi e funzionalità da proporre alle aziende per ottimizzare la gestione delle flotte. Trovo che l’analisi dei dati sia alla base della definizione di strategie di fleet management vincenti e più in generale siano un supporto fondamentale per tutti i processi aziendali.

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