Fleet Management: tutto quello che devi sapere per gestire la flotta

Cosa si intende per Fleet Management?

Il Fleet Management è l'insieme delle attività volte a gestire e controllare una flotta di veicoli, al fine di ottimizzare la loro efficienza e ridurre i costi di gestione.
Queste attività possono includere:

• la pianificazione delle rotte
• il monitoraggio delle prestazioni dei veicoli
• la manutenzione preventiva
• la gestione del carburante
• la manutenzione ordinaria e straordinaria
• la gestione dei conducenti
• la gestione degli incidenti e dei sinistri
• la gestione dei costi e dei tempi di fermo
• la valutazione dei rischi e delle opportunità per l'azienda.

Vantaggi del Fleet Management

L'implementazione di processi di Fleet Management porta numerosi vantaggi.

Grazie alla geolocalizzazione e al monitoraggio delle attività dei veicoli è possibile analizzare i KPI e organizzare le tratte in modo più efficiente.

Inoltre, consente di supportare immediatamente gli autisti in caso di necessità, e gestire lo stile di guida per una maggiore sicurezza e sostenibilità. Vediamo più nel dettaglio.

Il Fleet Management offre ai gestori del parco veicoli aziendale una serie di strumenti e informazioni utili per ottimizzare le operazioni, ridurre i costi e migliorare l'efficienza, la sicurezza e la produttività complessiva dell'azienda.

Quanto costa la flotta? Come risparmiare grazie al Fleet management

Il costo di una flotta dipende dal numero e dal tipo di veicoli che la compongono, dall'anzianità degli stessi, oltre a diversi fattori come carburante, manutenzione e assicurazione.

I dati in questo ci aiutano a prendere decisioni informate sulla sostituzione dei veicoli, sulla negoziazione di contratti di manutenzione e assicurazione, e sulla gestione delle attività quotidiane, come i rifornimenti.

Strumenti di Fleet Management

Nel nuovo contesto della mobilità verso cui si sta andano, le soluzioni telematiche sono fondamentali per apportare miglioramenti significativi.
Questi strumenti consentono ai gestori di flotta di adottare misure proattive e basate sui dati per risolvere i problemi e ottimizzare le prestazioni, mantenendo la competitività.

Parliamo di: 

• dispositivi GPS
• black box
• report
• modelli di guida
• software di fleet management

I dispositivi GPS per la localizzazione collegati alle piattaforme di analisi dati consentono alle aziende di accedere a numerosi report sull'attività dei propri veicoli.
Questi report possono essere analizzati per identificare opportunità di crescita in termini di sicurezza, efficienza e prestazioni. Inoltre, i dati possono essere integrati con diversi strumenti (tra cui anche Excel) per supportare ulteriormente le politiche di miglioramento, fornendo informazioni preziose su diversi aspetti.
È possibile configurare degli alert e delle eccezioni in questi dispositivi per avvisare i Fleet Manager quando i guidatori violano le regole prestabilite.
Inoltre, i modelli di guida possono essere analizzati per identificare i conducenti che necessitano di una formazione aggiuntiva.

I software di fleet management permettono di monitorare i periodi di inattività, confrontare le stime di durata dei tragitti con la loro effettiva durata e tracciare i percorsi per migliorare le prestazioni.
È inoltre possibile monitorare e valutare il consumo di carburante dei veicoli per identificare quelli che consumano di più e le cause, al fine di ridurre i consumi futuri.

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Come scegliere il giusto software di Fleet Management

La scelta del software di Fleet Management giusto dipende dalle esigenze specifiche dell'azienda. Ecco alcuni fattori da considerare per aiutarti a scegliere il software di Fleet Management più adatto:

1. Bisogni della tua attività: determina quali funzionalità sono importanti per la tua attività. Ad esempio, se la sicurezza è una preoccupazione, potresti voler cercare un software che includa monitoraggio della guida, allarmi per incidenti o notifiche di manutenzione.
   
   
2. Facilità d'uso: un software di Fleet Management dovrebbe essere facile da usare e intuitivo. Cerca un software che sia user-friendly e che ti permetta di visualizzare tutte le informazioni sulla flotta in un unico posto.
   
   
3. Integrazione: se utilizzi già altri software per la tua attività, come quelli per la contabilità o la gestione dell'inventario, cerca un software di Fleet Management che si integri facilmente con questi programmi.
   
   
4. Supporto clienti: cerca un software che offra un supporto clienti affidabile e tempestivo, soprattutto se sei nuovo all'utilizzo di un software di Fleet Management.
   
   
5. Prezzo: considera il costo del software e il rapporto costo-beneficio. Assicurati che il software scelto sia accessibile e offra un valore aggiunto per la tua attività.
   
   
6. Sicurezza: cerca un software che offra funzionalità di sicurezza robuste, come l'autenticazione a due fattori o la crittografia dei dati.
   
   
7. Scalabilità: assicurati che il software scelto sia in grado di gestire la crescita della tua attività. Cerca un software di Fleet Management che ti permetta di aggiungere veicoli e utenti in modo semplice e flessibile.

Tenendo presenti questi fattori, si può scegliere il software di Fleet Management che meglio si adatta alle esigenze della tua attività.

Localizzazione GPS per il monitoraggio della flotta

La localizzazione GPS è uno strumento fondamentale per il monitoraggio della flotta. Con l'aiuto dei sistemi di posizionamento satellitare, è possibile tracciare la posizione e il movimento dei veicoli in tempo reale. 

Per implementare un sistema GPS tracking è necessario equipaggiare ogni veicolo con un dispositivo GPS che possa comunicare la posizione in real time a un sistema di gestione centrale. Questo sistema può essere utilizzato per visualizzare la posizione dei veicoli su una mappa, monitorare la velocità e il consumo di carburante e tenere traccia di altre informazioni importanti come l'ora di partenza e di arrivo.

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Implementazione del Fleet Management

Per attuare un processo di Fleet Management è richiesta l'adozione di una serie di tecniche e strumenti che devono seguire passo passo alcuni criteri di valutazione. Di seguito riportiamo le best practice:

Identificare i bisogni della flotta: Analizzare i bisogni di ogni veicolo e di ogni conducente per identificare gli obiettivi del Fleet Management. Questo potrebbe includere la gestione del carburante, la manutenzione preventiva, l'ottimizzazione delle rotte, la sicurezza dei conducenti e la riduzione delle emissioni di gas serra.

Acquisire dati sulla flotta: Raccogliere dati sui veicoli, come la posizione, il consumo di carburante, le ore di utilizzo e le prestazioni. Ci sono diversi strumenti disponibili, come i GPS e i sensori, che possono essere utilizzati per raccogliere queste informazioni.

Analizzare i dati: per identificare le aree di miglioramento. Ci sono diverse tecniche di analisi dati disponibili, come la visualizzazione dei dati, l'analisi di serie storiche, l'analisi delle reti neurali, l'analisi di cluster e l'apprendimento automatico.

Attuare le modifiche necessarie: per migliorare le prestazioni della flotta. Ciò potrebbe includere l'adozione di nuove politiche sulla gestione del carburante, la manutenzione preventiva programmata, l'ottimizzazione delle rotte, la formazione dei conducenti sulla sicurezza e la sostituzione dei veicoli meno efficienti.

Monitorare i risultati: per valutare l'efficacia delle modifiche implementate. Ciò potrebbe includere la misurazione del consumo di carburante, la riduzione dei costi di manutenzione, l'aumento della produttività e la riduzione delle emissioni di gas serra.

Infine, continuare a migliorare le prestazioni della flotta monitorando i risultati e apportando le modifiche necessarie. Ciò potrebbe includere l'aggiornamento delle politiche sulla gestione del carburante, l'aggiunta di nuovi strumenti di monitoraggio dei veicoli e la formazione continua dei conducenti sulla sicurezza.

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Gestione dei dati del Fleet Management

È necessario raccogliere e analizzare dati sulle attività dei veicoli, e per farlo occorre progettare un sistema di raccolta, conservazione, analisi e protezione.

Per gestire efficacemente i dati, è necessario prima di tutto assicurarsi che i dati vengano raccolti correttamente. Ciò può comportare per esempio l'installazione di sensori sui veicoli per monitorare la posizione.

I dati raccolti devono essere conservati in modo sicuro e protetto da accessi non autorizzati. Come? Gestendo le autorizzazioni e gli accessi user degli utenti ai software, adottando la crittografia e altre misure di sicurezza informatica, come effettuando periodici salvataggi di backup.

Una volta raccolti e conservati i dati, è necessario analizzarli per ottenere informazioni utili. Ciò può comportare l'utilizzo di strumenti di analisi dei dati, come i software di Business Intelligence, per estrarre informazioni significative e visualizzarle in modo chiaro e comprensibile.

Miglioramento della sostenibilità con il Fleet Management

Attraverso l'adozione di una gestione integrata del parco veicoli è possibile minimizzare l'impatto ambientale delle attività aziendali.
Può aiutare a ridurre le emissioni di gas serra attraverso l'utilizzo di veicoli a basso impatto ambientale, come ibridi o elettrici, e attraverso la promozione di una guida ecologica, che mira a ridurre il consumo di carburante.

La pianificazione degli itinerari, il monitoraggio del consumo e la manutenzione regolare dei veicoli possono aiutare a ridurre le emissioni e ridurre l'usura.

Sicurezza sulle strade: gestione della flotta e formazione di guida sicura

La sicurezza sulle strade è un tema di grande importanza, soprattutto quando si parla di gestione della flotta e formazione di guida sicura.
La gestione della flotta implica la necessità di monitorare costantemente lo stato dei veicoli e dei conducenti, adottando misure preventive per prevenire incidenti.

La formazione di guida sicura, invece, è fondamentale per fornire ai conducenti le competenze e le conoscenze necessarie per prevenire incidenti e rispettare le norme di sicurezza sulla strada. I corsi di guida sicura sono in questo senso uno strumento di gestione a tutti gli effetti.

In entrambi i casi, la tecnologia gioca un ruolo chiave, offrendo soluzioni avanzate come i sistemi di telematica e le simulazioni di guida, che aiutano a migliorare la sicurezza sulle strade. Tuttavia, non si deve sottovalutare l'importanza dell'educazione e della formazione continua, per garantire un comportamento responsabile e sicuro dei conducenti.

Soluzioni di Fleet Management personalizzate per ogni industry

Il Fleet Management personalizzato è una soluzione essenziale per ogni settore che dipende dai veicoli per le proprie attività.
Ci sono diverse opzioni disponibili per le aziende che cercano di migliorare la gestione del loro parco veicoli. Una soluzione personalizzata può aiutare a ridurre i costi operativi e migliorare l'efficienza delle attività quotidiane.

Inoltre, il Fleet Management personalizzato può essere progettato in modo specifico per soddisfare le esigenze di ogni singola industria, come ad esempio le necessità di un'azienda di consegne dotata di veicoli commerciali. Grazie alla tecnologia di monitoraggio dei veicoli e alla gestione delle informazioni in tempo reale, è possibile creare soluzioni di Fleet Management che soddisfino le esigenze specifiche di ogni impresa, aumentando l'efficienza e la produttività.

In sintesi, le soluzioni di Fleet Management personalizzate rappresentano un investimento importante per qualsiasi industria che utilizza veicoli per la propria attività, in quanto offrono un modo efficace per migliorare la gestione e ridurre i costi, aumentando allo stesso tempo l'efficienza e la produttività.

Fleet manager interno o Fleet Management in outsourcing?

La scelta tra un fleet manager interno e un Fleet Management in outsourcing dipende dalle esigenze e dalle risorse dell'azienda.

Un fleet manager interno può essere vantaggioso se l'azienda ha una flotta abbastanza grande da giustificare la presenza di un dipendente dedicato a gestirla, e se ha le risorse finanziarie e temporali per formare e mantenere aggiornato il personale su tutte le questioni relative alla gestione della flotta, come ad esempio la manutenzione, l'acquisto e la sostituzione dei veicoli, la sicurezza e la conformità alle normative.

D'altra parte, un Fleet Management in outsourcing può essere vantaggioso se l'azienda preferisce concentrarsi sulle sue attività principali e vuole ridurre i costi e i rischi associati alla gestione della flotta. In questo caso, l'azienda può affidarsi a una società specializzata in Fleet Management per gestire la sua flotta di veicoli, compresa la manutenzione, l'acquisto e la sostituzione dei veicoli, la gestione dei contratti di leasing e di noleggio, la pianificazione dei percorsi e la sicurezza dei conducenti.

Il Fleet Management del futuro, tra AI e machine learning

Il Fleet Management del futuro sarà sempre più orientato all'uso di tecnologie avanzate come l'AI e il machine learning.
Queste tecnologie permetteranno di analizzare in tempo reale i dati raccolti dai veicoli e di utilizzare queste informazioni per ottimizzare l'efficienza e la sicurezza delle flotte.
Grazie all'AI, sarà possibile prevedere le necessità di manutenzione dei veicoli e pianificare i loro percorsi in modo da ridurre i tempi di viaggio e il consumo di carburante.
Inoltre, il machine learning sarà in grado di adattarsi alle esigenze di ogni singola flotta, migliorando continuamente le prestazioni del sistema. Tutto ciò porterà ad una maggiore efficienza e riduzione dei costi operativi.

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