Digitalizzare i processi per ottimizzare la flotta veicoli

Digitalizzare i processi per ottimizzare la flotta veicoli

La diminuzione dei costi di gestione nelle aziende è oggi quanto mai un tema di grande importanza.

La gestione della flotta aziendale è stata per troppo spesso un centro di costo trascurato dalle piccole e medie imprese, considerando il veicolo esclusivamente come mezzo per lo svolgimento delle attività di business.

Ebbene questi veicoli a loro volta sono produttori di costi che se monitorati e ottimizzati possono essere contenuti, mirati e ottimizzati, ma come possiamo farlo?

I processi di lean, molto in voga nelle aziende anche in quelle di piccole e medie dimensioni, puntano a una struttura più snella, attraverso la gestione dei processi aziendali e la riduzione degli sprechi. 

All’interno delle PMI, la gestione e l’ottimizzazione dei costi è la parola d’ordine per gli Imprenditori.

Uno dei processi attraverso più comuni da attuare è la digitalizzazione del processo aziendale

Investire oggi, adottando strumenti personalizzati e rispondenti ai miei bisogni è il modo migliore per abbattere il tempo di lavoro, accorpando tutte le informazioni facilitandone l’analisi.

 

In questo caso, come possiamo digitalizzare la nostra flotta e con quale finalità?

La gestione della flotta non può prescindere da un Software di gestione che abbia:

  • Visione globale dei costi e controllo degli stessi;
  • Abbattimento dei tempi di analisi dei dati.

Le vere domande da porci a questo punto sono:

    • Come gestisco la mia flotta?
    • Quanto tempo perdo per fare analisi?
    • Quanti file excel vedono distribuite le mie informazioni e in quante aree aziendali si trovano?
    • Quanto sto per analizzarli tutti quando ne ho bisogno?
    • Quanto tempo e costi potrei risparmiare se avessi lo strumento adatto a me?

Un software per la gestione dei tuoi dati della flotta e per l’ottimizzazione del processo aziendale è la migliore risposta alle domande che ci siamo posti. 

Uno strumento personalizzato per:

  1. Fornire l’analisi dei dati più utili
  2. Farci dimenticare delle scadenze e personalizzare le mie richieste future
  3. Supportandomi nelle decisioni da prendere.

Digitalizzare questo processo è necessario non solo per poter mantenere tutte le informazioni della mia flotta in un “unico contenitore”, ma anche evitare di perdere l’occasione di trasformare in miei dati in grandi opportunità di analisi:

Conoscere il TCO della mia flotta in pochi secondi, l’andamento del consumo dei miei veicoli, i costi sostenuti dai grandi centri di costo quali manutenzioni o contratti di possesso, è oggi fondamentale, 

Pensando alle nostre aziende, chiediamoci, dove sono tutte le informazioni che servono per gestire la mia flotta?

Ad esempio, ho sotto controllo le tante tantissime informazioni come:

  • Stato dei mezzi
  • Costi
  • Carburanti
  • Manutenzioni
  • Pool dei mezzi
  • Scadenze
  • Autisti

l’analisi dei dati oggi è la cosa più importante, è necessario evolvere la gestione dei dati, utilizzando strumenti in grado di dare subito evidenza agli stessi.

Sarebbe un peccato non utilizzare tutti i dati che ogni giorno la flotta può dare, cancellando i documenti cartacei, diminuendo i tanti errori manuali ma soprattutto sprecando tempo in aggiornamento o controllo.


Digitalizzare la flotta sì, ma con visione e preparazione

Una premessa è però doverosa: la digitalizzazione è un processo d’obbligo nella gestione della flotta ma dev’essere coadiuvata dalla preparazione del management, della capacità di lettura dei dati e dalla conoscenza della gestione stessa.

Digitalizzare senza una visione di gestione, anziché snellire i processi e razionalizzare i costi, va solo digitalizzare anch’essi.

La formazione e la conoscenza della gestione da parte del fleet manager o del responsabile dell’autoparco, abbinata a un software di gestione personalizzato, adatto ai bisogni aziendali, è il connubio migliore per essere in grado oggi, di anticipare le decisioni da prendere domani. 

Massimiliano Collino

Area commerciale e sviluppo

Laureato In Studi Giudirici all’Università Cattolica di Milano, opero da quasi 10 anni nel Mondo del Fleet Management, occupandomi soprattutto di formazione per i drivers e seguendo lo sviluppo delle tecnologie da applicare alla gestione della flotta aziendale. Mi sono appassionato al mondo automotive seguendo l’evoluzione tecnologica dei mezzi e dei loro stili di guida, applicando poi alla gestione gli innovativi metodi di Lean per una visione più integrata e snella dei processi di gestione aziendali.