Come ottimizzare i costi di gestione della flotta aziendale

L'obiettivo di ogni imprenditore o per ogni fleet manager è quello di ottimizzare costi di gestione della flotta. 

I principali centri di costo aggregati per macro aree sono:

• Modalità di approvvigionarsi della flotta
• Finanziamento
• Modelli dei veicoli
• Organizzazione della flotta
• Drivers

Scopriamo insieme come ogni area può essere ottimizzata.

Modalità di approvvigionamento della flotta

La modalità di approvvigionamento è il primo passo per ottimizzare i costi, considerando che la voce che compone  il TCO relativo all’ammortamento determina il 41% dei costi totali,  con possibilità anche di raggiungere il 50%. 

Le scelte oggi più diffuse sono le seguenti:

• Noleggio a lungo termine
• Acquisto in contanti
• Acquisto con finanziamento 
• Leasing

Ognuna di queste scelte ha ovviamente una sua logica, ne elenchiamo alcune:

• Tipologia di utilizzo del veicolo 
• Km percorsi 
• Gestione del veicolo
• Aspetti fiscali
• Aspetti finanziari

Una ulteriore modalità sarà scegliere lo strumento per l’approvvigionamento.  

In caso in cui dovessimo utilizzare lo strumento della gara d’appalto la modalità della scrittura del bando sarà importante, dovrà essere più chiara e più dettagliata possibile, questo per evitare  nel proseguo del rapporto con il fornitore che si è aggiudicato l’appalto, ricadute  negative in termini di costi e disservizi.

Lo stesso vale per la trattativa diretta con le concessionarie o con le case produttrici, la comparazione delle offerte fra vari fornitori dovrà essere fatta su una base omogena.  

I termini di consegna o di una eventuale sostituzione della flotta dovranno essere ben definiti.

La stessa attenzione dovrà essere riservata per la scelta degli allestimenti e la tipologia del mezzo in rapporto ai consumi e al suo utilizzo.  Di fondamentale importanza è individuare fin dall’acquisto il valore finale  di realizzo al fine di contenere in equilibrio il valore dell’ammortamento rispetto il TCO.

Finanziamento della flotta aziendale

L’analisi dei costi finanziari riguarda l’area amministrativa-finanziaria dell’azienda rispetto ai compiti del fleet manager.   

Nel caso dl noleggio a lungo termine il canone dovrà comprendere  tutti i costi di esercizio del nostro veicolo. Cosa diversa sarà per il leasing o per il finanziamento. 

In questi ultimi due casi  gli oneri finanziari sono esposti nel contratto nel rispetto delle norme di legge e posso variare a seconda degli istituti di credito. 

L’acquisto dei veicoli con mezzi propri è la formula più diretta,  l’azienda ne possiede la proprietà e quindi la totale gestione. 

Vantaggi fiscali, liquidità aziendale, organizzazione e l’utilizzo della flotta, sono indicatori che determineranno la scelta più vantaggiosa.

Modelli dei veicoli

In base all’attività a cui la flotta sarà dedicata, si andranno a scegliere  dopo una attenta comparazione di mercato i veicoli più idonei in rapporto al minor costo di acquisto e  di gestione: 

Alcuni aspetti tecnici da focalizzare relativi al tipo di motorizzazione  e tipologia di alimentazione

• Gasolio, benzina, gas e metano
• Veicolo ibrido
• Veicolo Elettrico

La tecnologia a bordo:

• Legata alla sicurezza
• Legata agli stili di guida

Per i mezzi commerciali e mezzi pesanti:

• I vari modelli di allestimento

Alcuni aspetti che ci permettono di fare una scelta oculata al fine di ottimizzare i costi della flotta.

Organizzazione della flotta

Cosa significa, perché in troppe aziende non è considerata ?

Per prima cosa definiamo che in termini scientifici e tecnici l’organizzazione corrisponde alla capacità di dare una risposta funzionale ed efficiente al processo di gestione, nel nostro caso della flotta.

Elementi organizzativi della flotta

• Lo stile di leadership, in forma più ampia la cultura organizzativa
• La struttura organizzativa
• I sistemi operativi di gestione

A livello operativo serve leadership:

• Il Fleet manager

una funzione specialistica  importante all’interno della azienda.

Necessita di una  visione culturale innovativa  e strategica per svolgere analisi, ottimizzazione e previsione  di quelli che saranno i costi globali del parco veicolare  e  la  capacità di ottimizzarli, Fondamentale il suo rapporto con i drivers.

Leggi anche: Quali sono le competenze che deve avere un fleet manager

La struttura organizzativa

L’evoluzione della mobilità sta determinando anche una innovazione organizzativa nell’ambito delle flotte aziendali. Alla quale si stanno aggiungendo  in tempi di corona virus ulteriori cambiamenti.

Pensiamo a:

• all’introduzione dei veicoli ibridi ed elettrici
• al car sharing
• al car pooling
• alla telematica a bordo di ogni veicolo
• all’analisi dei percorsi

tutte azioni che concorrono ad ottimizzare i costi.

I sistemi operativi di gestione

Il sistema operativo di gestione della flotta  è centrale per  tenere  sotto controllo in tempo reale tutti i costi, grazie a: 

• Un software per l’analisi e di gestione dei costi

Per mezzo del quale possiamo analizzare e quindi ottimizzare tutti i costi, dai carburanti alle manutenzioni alla varie scadenze. 

I drivers

Quando abbiamo parlato del Fleet maneger abbiamo sottolineato quanto sia importante il suo rapporto con i drivers, perché una ottimale gestione della flotta non può prescindere dal buon comportamento dei drivers, che richiede sempre una maggiore:

• Formazione legata agli stili di guida
• Consapevolezza del rapporto Uomo, Veicolo, strada ed azienda.

La formazione allo stile di guida

Lo stile di guida e il comportamento virtuoso alla guida determinano:

• Una riduzione dei consumi
• Una riduzione delle Emissioni di CO2
• Una riduzione dell’incidentalità
• Una riduzione delle infrazioni al codice della strada
• Una riduzione dell’assenteismo
• Una riduzione del fermo macchina
• Una riduzione delle manutenzioni

Il tutto si sintetizza con un aumento della sicurezza e una ottimizzazione dei costi. 

Consapevolezza del rapporto, Uomo  Veicolo  Strada ed azienda

Esiste una dinamica il più delle volte inconsapevole che si perpetua quotidianamente, di interazione fra l’uomo il veicolo e la strada, ad ogni spostamento.  

Se questa di questa interazione il drivers ne sarà consapevole, ne consegue un comportamento virtuoso e quindi un aumento per la sua sicurezza e per l’azienda. Lo stesso brand aziendale ne beneficerà.

Gli argomenti e le azioni che determinano l’ottimizzazione di costi di una flotta sono diversi e nel loro insieme richiedono una visione strategica di gestione. 

Se hai trovato di tuo interesse questo articolo, ti starai già  ponendo la domanda, quale tipo di software dovrò scegliere per poter avere in tempi rapidi dei dati certi?

Ti posso già anticipare che nel prossimo articolo andremo ad analizzare quali funzioni deve avere un software per essere considerato buono ai fini  della gestione della flotta. 

Continua a seguirci.

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