Un recente caso di cronaca che vede coinvolta una tra le principali aziende pubbliche di raccolta rifiuti in Italia, ha clamorosamente ridestato l’attenzione sul tema dei furti di carburante: quasi 300mila litri sono stati rubati dai dipendenti nell’arco di 3 anni, circa 1 dipendente su 3 ha approfittato della carta carburante aziendale per rifornirsi privatamente.
Quella descritta è una circostanza dalle dimensioni eclatanti, ma ogni anno le aziende che dispongono di una flotta mezzi si trovano a dover fare i conti con dati di consumo che non tornano, con o senza le prove effettive di furto.
Il problema legato all’appropriazione indebita attraverso le carte carburante aziendali è annoso. E non solo questo, anche il furto di gasolio e benzina estratti dai mezzi aziendali sembra essere “endemico”, complice il caro benzina aggravatosi nel 2022.
Come possono le aziende difendersi da questi reati?
Quali strumenti adottare per avere un controllo accurato sui consumi e identificare gli effettivi casi sospetti?
Quanto incide sul bilancio della flotta il furto di carburante
Il costo del carburante rappresenta una delle maggiori spese operative per le compagnie di trasporto, ma anche per le aziende che dispongono di veicoli aziendali dati in dotazione ai dipendenti.
Considerato che la voce sui rifornimenti è legata al variare del prezzo al litro, all’efficienza dei mezzi e allo stile di guida di chi li conduce, possiamo dire che il furto impatta considerevolmente sul bilancio della flotta, la quale, se non è in grado di identificare con chiarezza le sottrazioni indebite rispetto agli effettivi consumi, si troverà con delle voci di spesa diesel e benzina maggiorate.
Inoltre, non esiste solo il furto tramite l’acquisto illecito con carta carburante. Il fenomeno dei furti di gasolio e benzina vede coinvolti direttamente i mezzi e le strutture di stoccaggio, attraverso pompe automatiche che estraggono dai serbatoi i litri di carburante.
Prevenire il furto di carburante è necessario e possibile adottando misure di sicurezza adeguate e implementando un sistema di monitoraggio del livello di carburante per rilevare eventuali anomalie.
Quali soluzioni si possono adottare per prevenire il furto di carburante?
Nel caso di acquisto di carburante a uso privato con carta aziendale, ci troviamo di fronte a due casi:
- Il primo è quello in cui i veicoli aziendali vengono usati fuori dall’orario di lavoro per scopi personali senza che questo venga dichiarato.
- Il secondo tipo, come nel caso del fatto di cronaca menzionato in apertura, è il furto eseguito, sistematicamente o non, durante il turno lavorativo rifornendo in piccola parte la capienza del serbatoio del mezzo aziendale, e per quella che sarebbe la restante capienza si riforniscono taniche o direttamente i mezzi privati.
Viene da sé che il consumo di carburante deve essere monitorato attentamente.
La soluzione? Per controllare i consumi effettivi è necessario un sistema di monitoraggio veicoli che mostri il consumo in relazione ai chilometri percorsi per motivi personali e quelli per lavoro, controllando anche gli orari.
Monitorare digitalmente le transazioni delle carte per ogni operatore. Per fare questo è possibile collegare le carte di carburante con il software di fleet management. Questo può aiutare anche a tracciare il consumo per ogni singolo mezzo.
Implementare il controllo dei chilometri percorsi grazie alla cooperazione integrata tra localizzatori GPS e software di fleet management.
Le aziende possono controllare i serbatoi di carburante periodicamente per rilevare eventuali danni o manomissioni, sia con un controllo manuale sia grazie all’utilizzo dei sensori installati nell’auto e connessi al software di gestione flotta.
La formazione ai dipendenti, infine è uno dei mezzi più potenti per informare e responsabilizzare il personale rispetto al tema del consumo e furto di carburante.
I dipendenti possono essere formati rispetto alla prevenzione dei furti e alla segnalazione dei comportamenti sospetti per aiutare a prevenire il furto di carburante.
Un sistema integrato per la prevenzione dei furti carburante: Fleeway e Fleerun
Attraverso l’attento controllo delle eventuali anomalie presenti è possibile anticipare situazioni spiacevoli.
Da un lato Fleeway, come software di gestione, permette il controllo delle transazioni delle carte carburanti, delle cisterne interne rendendo automatizzati i controlli su:
- orari
- kilometri
- consumi
- tipologie di carburante
- litri e molto altro;
dall’altro, grazie all’integrazione con il software di localizzazione gps/canbus Fleerun, il controllo si semplifica ancor di più.
Essendo i software tra loro integrati, offrendo un’unica interfaccia per gestire le più importanti attività di gestione flotta, ci sarà un controllo automatizzato sui kilometri presenti sui mezzi e direttamente rilevati dal mezzo con quelli delle carte carburanti.
Questo permetterà un’analisi sempre puntuale, non solo per evitare situazioni spiacevoli, ma soprattutto per avere sempre aggiornati i km dei mezzi che saranno utili sia per gli approvvigionamenti, le manutenzioni, le emissioni e il calcolo dei consumi.
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